Slægts- og Lokalhistorisk Forening Samsø - i det følgende forkortet SLFS.

Nedenstående er tiltrådt af bestyrelsen for SLFS 21. november 2021:

SLFS's cookiepolitik på hjemmesiden www.genealogy-samsoe.dk

SLFS's hjemmeside benytter cookies med det formål at understøtte brugerens oplevelse af hjemmesidens funktioner, herunder i forbindelse med søgning af data i de tilgængelige datakilder.

Cookies benyttes ikke til markedsføring eller til nogen form for direkte kontakt til brugeren. Cookies videregives ikke til tredjepart.

SLFS's dataansvar

SLFS behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort redegør for, hvordan vi behandler persondata, og hvordan vi tilsikrer, at disse data behandles fortroligt og i overensstemmelse med gældende regler.

Helt generelt behandler vi kun personoplysninger til de formål, som er nødvendige for foreninges drift og virke og ud fra berettigede og legitime interesser. Vi sletter personoplysninger, når de ikke længere er relevante. Se dog mere i afsnittet om behandling af personoplysninger.

Kontaktoplysninger

Kontaktperson vedrørende persondata: 
Kasserer og webmaster
Niels Erik Thunbo Pedersen,
Havdrupvej 137, 2720 Vanløse.
Telefon 40 77 95 55.
E-mail kasserer@genealogy-samsoe.dk

Behandling af personoplysninger

Foreningen behandler principielt to forskellige typer eller kategorier af personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger 

Medlemsoplysninger omfatter:
- Almindelige personoplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
- Et selvvalgt eller tildelt brugernavn samt et tildelt medlemsnummer.
- Oplysninger om indbetalt kontingent til foreningen.
- Øvrige oplysninger omkring egne interesser indenfor slægtsforskning og beslægtede områder

2) Slægtsdata

Slægtsdata omfatter almindelige data om nulevende og afdøde personer såsom navn, fødselsdato, vielsesdato, ægtefælle og nærmeste familie. Sådanne data må ifølge gældende praksis omkring slægtsforskning offentliggøres uden forudgående samtykke fra nulevende personer, og samtykke kan i sagens natur ikke indhentes fra afdøde personer.

Kilder til data

Medlemsoplysninger stammer som hovedregel fra medlemmerne selv, og medlemmerne kan til enhver tid ændre de medlemsoplysninger, som foreningen råder over, via foreningens hjemmeside.

De eneste oplysninger, der skal oplyses til foreningen for at kunne være medlem af foreningen eller for at kunne benytte foreningens hjemmeside som registreret bruger, er: e-mailadresse, brugernavn og et selvvalgt password. Såfremt en e-mailadresse ikke er oplyst, skal en postadresse oplyses i stedet. Alle øvrige oplysninger er frivillige, og såfremt de er oplyst, benyttes de kun til at facillitere indbyrdes og direkte kontakt mellem foreningens medlemmer og registrerede brugere af hjemmesiden.

Slægtsdata stammer fra alle former for offentlige arkiver og andre datakilder indeholdende sådanne data, eller de stammer fra medlemmernes egen slægtsforskning, som er blevet stillet til rådighed for foreningens arbejde med og offentliggørelse af slægtsdata.

Formål med behandling af persondata

Medlemsoplysninger benyttes udelukkende til administrative formål vedrørende foreningens virksomhed, herunder afholdelse af generalforsamling i henhold til foreningens vedtægter, udsendelse af medlemsinformation til alle medlemmer samt opkrævning af kontingent.

Slægtsdata indsamles og stilles til andres disposition i forbindelse med egen slægtsforskning.

Behandling af persondata ud fra legitime interesser

Medlemsoplysninger behandles udelukkende til de ovenfor nævnte formål og kun i det omfang det tjener foreningens egen primære drift og virksomhed, herunder udsendelse af medlemsinformation til alle medlemmer samt opkrævning af kontingent.

Medlemsoplysninger videregives ikke til tredjepart. Undtaget herfra er opysninger om virksomhedsmedlemmer, hvis oplysninger efter nærmere og specifik aftale med det enkelte medlem anvendes til annoncering på foreningens hjemmeside samt i trykte og internt distribuerede tryksager.

Der indhentes ikke særskilt samtykke til offentliggørelse af situationsbilleder taget af foreningen eller foreningens medlemmer i forbindelse med foreningens aktiviteter.

Der indhentes ikke samtykke til brug af historiske billeder anvendt i den almindelige slægtsforskning eller til formidling af lokalhistorien. Se dog nedenstående omkring sletning af slægtsdata.

Sletning af persondata

Medlemsoplysninger slettes, når et medlem udmeldes eller dør. Efter en sådan sletning kan der i særlige tilfælde være behov for at bibeholde en intern reference til den slettede person, og i sådanne tilfælde vil dette ske fuldt anonymiseret.

Såfremt et medlem ønsker egne ikke-nødvendige data (se under "Kilder til data" ovenfor) slettet, vil dette ske, så snart den her nævnte kontaktperson eller foreningens bestyrelse har modtaget en henvendelse herom fra det pågældende medlem. Dog må der påregnes en rimelig behandlingstid af sådanne sletninger, da der er tale om en forening drevet udelukkende ved frivillig arbejdskraft.

Slægtsdata, herunder historiske billeder, kan i særlige tilfælde slettes, såfremt dette begæres af et af foreningens medlemmer, og såfremt det er begrundet i almindelige medmenneskelige hensyn. Dog forbeholder foreningen sig generelt retten til at behandle og offentliggøre slægtsdata i henhold til gældende lovgivning og praksis på området i jævnfør de nedenstående referencer om brug af persondata i foreninger og af slægtsforskere. Ønske om sletning af slægtsdata skal rettes skriftligt til SLFS's bestyrelse, og et sådant ønske vil blive behandlet på foreningens førstkommende bestyrelsesmøde.

Regler for persondata i foreninger udgivet af Center for Frivilligt Socialt Arbejde

Databeskyttelsesloven af 25. maj 2018,  vejledning udgivet af Danske Slægtsforskere